Erasmus+

 

Erasmus+ Öğrenim Öğrencisi

Bu sürece başlamadan önce önemle altını çizmek istediğimiz birkaç nokta var:

1)Bütün belgeleriniz bilgisayar ortamında doldurulacaktır. Elle yazılı olan hiçbir belge ofisimiz tarafından kabul edilmemektedir.

2)Belgelerinizde imza, tarih ve kaşe/mühür istenen bütün bölümler, ilgili doğru kişi tarafından doldurulmalıdır.

3)Her öğrenci kendi Erasmus+ sürecinden sorumludur. İletişim bilgilerinizin güncel, doğru olmasına ve tüm işlemlerinizi (mücbir sebepler olmadıkça:hastalık,engellilik,ölüm..gibi) kendinizin takip etmesi önemle rica olunur.

4)Öğrenciye bilgi aktarımı öncelikli olarak web sayfası ve e-posta ile  sağlanır. Bu bağlamda öğrencinin ofisimizin web sayfasını takip etmesi ve düzenli olarak e-posta adreslerini kontrol etmesi gerekmektedir.

5)Ofisimiz ile iletişime geçerken kullanacağınız e-posta adresi adınızı-soyadınızı içermeli açık ve anlaşılır olmalıdır.

 

 

 

 

 

 

 

Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Süreci

(Gitmeden Önce / Hareketlilik esnasında / Döndükten Sonra)

Öncelikle giden öğrenci oryantasyon programına tabidir. Programa katılmayan öğrencinin yaşayacağı sıkıntılar öğrencinin kendi sorumluluğundadır.

Gitmeden Önce

  1. Öğrenci öncelikli olarak, Uluslararası Ofis tarafından gidecekleri üniversitelere e-posta ile bildirilir (nominate edilir). Eş zamanlı olarak öğrenciye de e-posta gönderilir.

  1. Öğrenci gideceği üniversitenin web sitesinden Erasmus başvuru sürecine ilişkin bilgileri araştırır ve karşı kurumdan kendisine gönderilecek olan ve başvuru sürecini anlatan emailde yazanları uygular ve kabule uygun şekilde hazırlayarak karşı kurumun isteğine göre ya eposta yoluyla,ya karşı kurumun online sistemine yükleyerek ya da posta yoluyla karşı kuruma gönderir.

  1. Öğrenci web sitemiz giden öğrenci sekmesinde yer alan dokümanlardan sorumludur.

  1. Öğrenci hareketlilikte bulunacağı döneme ilişkin ders seçimini Erasmus+ Fakülte / Bölüm Koordinatörü ile yapacaktır.. Ders seçimini tamamlayan öğrenci “öğrenim anlaşmasını” (Learning Agreement For Studies) Erasmus+ Kurum Koordinatörüne imzalatmalıdır (Not: gidilen her üniversite bu belgeyi farklı sayıda talep edebilir, bu nedenle gideceğiniz üniversitenin Erasmus ofisinin web sayfasından istenen belgeleri inceleyiniz. Erasmus+ ile belgelerin orijinal olması zorunlu değildir ancak bu kurumların nihai kararına kalmıştır.)

  1. Öğrencinin başvuru işlemleri tamamlandıktan sonra, vize işlemlerine başlaması için karşı kurumdan Kabul Mektubu ( Acceptance Letter) ve onaylanmış Öğrenim Anlaşması( LA )gönderilecektir. Bu süreç bazı üniversiteler için  posta sürecidir. Yaklaşık 1 / 1,5 ay sürer.  Sıkıntı yaşanmaması için ofisimiz adresi verilebilir. Bazı konsolosluklar taratılmış ve mail yoluyla gelmiş kabul belgesini kabul ettiklerinden, gideceğiniz ülkenin konsolosluğunun istediği belgeleri dikkatle inceleyiniz.

  1. Pasaportu olmayan öğrenciler, Öğrenci İşleri’nden Öğrenci Belgesi alarak Pasaport çıkartmak için İl / İlçe Nüfus Müdürlüklerine başvurmaları gerekir.

  1. Pasaportunu teslim alan öğrenci ofisimiz tarafından verilecek olan Hibeli Erasmus Öğrencisi Belgesini    ve vize almak için gerekli olan ve kendi hazırlayacağı diğer evraklar ile gideceği ülkenin konsolosluğuna başvuru yapmalıdır.

  1. Bazı konsolosluklar kabul mektubunun ıslak imzalı olanını,bazıları ise mail yolu ile gönderilmiş halini kabul etmektedir.   Konsolosluk tarafından istenen belgeleri öğrenmek için ilgili web sayfalarından ve telefonlarından bağlantıya geçmeniz gerekmektedir. Vize için gerekli evraklara ilişkin sorumluluk tamamıyla öğrencidedir.

  1. Öğrenci, nihai LA belgesinin ve kabul mektubunun birer kopyası ile bağlı bulunduğu akademik birime (fakülte/enstitü/ myo)  dilekçe ile Erasmus+ kapsamında öğrenci olacağını belirterek öğrencinin izinli sayılacağına ve ders eşleştirmelerinin yapılacağına dair “Bölüm Kurulu Kararı” talep eder. Bölüm kurul kararının bir kopyasını ofisimize iletmeyen öğrencilerin hareketliliği sağlanamaz ve hibe ödemesi yapılamaz.

*Erasmus kapsamında okul dondurulmaz, ancak kayıt yenilenir. Ücretli öğrenciler okul ücretini ödemeye devam ederler.

*Ders seçimi yapılmaz; ancak bölüm kurul kararı ile hali hazırda eşleşecek derslerinin durumu belirlenmiş olur 

  1. Hareketlilik sürecinde gerekli belgelerini tamamlayan (Kabul mektubu kopyası, Learning Agreement Kopyası ( 3 imzalı ), Bölüm Kurul Kararı (Fakültenizden alınacak), Öğrenci Kimlik Fotokopisi, İşBankası Avro Hesabı numarası ve Vize Fotokopisi, Seyahat Sağlık Sigortası ilk sayfa fotokopisi) öğrencinin sözleşmesi  Uluslararası Ofisite Kurum koordinatörü ve öğrenci tarafından  imzalanır. Ve öğrenim hibesi 45 iş günü içerisinde öğrencinin hesabına aktarılır. Süreçteki tüm detaylar sözleşmenizde yazacaktır. Sözleşme dışına çıkılan uygulamalara izin verilmesi söz konusu değildir.

Gittikten Sonra

  1. Öğrenci karşı kuruma vardıktan sonra ofisimizi e-posta yolu ile  bilgilendirmelidir.

  1. Öğrenci ders seçiminde değişiklik yapmak istiyorsa, yine Erasmus+ bölüm koordinatörü ve kurum koordinatörüyle bağlantıya geçmeli,derslerini değiştirmeden önce çıkaracağı ve ekleyeceği derslerin adın,kodunu,içeriğini ve ECTS yükünü Çağ Üniversitesi bölüm ve kurum koordinatörlerine iletip onay almalıdır.Onay aldıktan sonra ilgili değişikliği yaparak ilk hazırladığı öğrenim anlaşması içerisindeki  “Changes” kısmını doldurmalı ve tüm taraflarca imzalanmış halini ofisimize e-posta ile iletmelidir.Onay alınmadan değiştirilen derslerin denkliğinden bölüm ve kurum koordinatörleri sorumlu olmazlar.

  1. Güz döneminde gidip, bahar dönemine uzatmak isteyen öğrencilerimiz, uzatma işlemlerini gittikleri ülkeden yapacaktır. 2. dönem devam edecek olan öğrencilerin yapması gerekenleri karşı kurumun Erasmus ofisinden öğrenmeli,  hibe durumuna ve 2. dönem ders seçimine ilişkin işlemler hakkında Çağ Üniversitesi Uluslararası Ofisten ve kendi bölüm koordinatöründen bilgi almalıdır. Öğrenci dönem uzatmak istiyorsa, öncelikle ofisimizdeki hibe miktarının durumunu öğrenmeli, akabinde uzatma işlemlerini yapmalıdır. Uzatma işlemleri ofisimizde hibe kaldığı taktirde yapılır. Öğrenci, I. Dönem gitmeden önce imzalanan sözleşme tarihleri dışında (fazla sürede) yurtdışında kalarak ek hibe talep edemez. Uzatmaya ilişkin ikinci bir hibe sözleşmesi imzalanmadığı taktirde öğrencinin 2. dönem uzatma hibesinin garantisi yoktur.

Döndükten Sonra

  • Öğrenim anlaşması (LA )belgesinin Before, During ve After the Mobility bölümlerinin ilgili kişilerce imzalanmış hali,
  • Pasaportunuzda yer alacak olan  giriş çıkış mühürlerinin bulunduğu sayfaların fotokopileri,
  • Ofisimizden sizlere gönderilmiş ve karşı kurum koordinatörü tarafından doldurulup imzalanmış DURATION SHEET
  • OLS sınavlarının her ikisinin de yapılmış olması
  • Participant Report'un doldurulmuş olması,
  • Karşı kurumdan gönderilen transkriptinizdeki notların fakülteniz tarafından dönüştürülmesi işlemleri ( Başarılı sayılabilmeniz için karşı kurumda aldığınız  derslerin en az 2/3 'ünden geçmiş olmanız gerekmektedir)

  tamamlandıktan sonra dosyanız kapatılarak hibe sözleşmenizde belirtilen süre içerisinde kalan hibeniz hesabınıza aktarılacak ve Erasmus+ sürecinizi tamamlamış olacaksınız.

                                                                                                                                                                    

FORM: Learning Agreement - Student Mobility for Studies

FORM: Learning Agreement Studies -- Guidelines